Sie fragen sich: Wie gestalte ich ein hybrides Meeting effizient?

Sie wollen ein Team Meeting abhalten und einige Ihrer Kolleg*innen sind im Homeoffice. Das Zusammenkommen ist wichtig, Sie haben einige wichtige Themen abzustimmen und zu besprechen. Außerdem soll sich das Team auch einmal wieder sehen. So weit, so gut. Alle kennen sich in der Technik so weit aus, dass Sie für die Durchführung des Meetings keine Bedenken haben. Dennoch kommen da einige zusätzliche Arbeitsschritte auf Sie als Moderator*in zu.

Was ist ein hybrides Meeting?

In einem Hybrid-Meeting treffen sich die im Besprechungsraum anwesenden mit den virtuell zugeschalteten Teilnehmenden, um gemeinsam an einem Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten.

Schwierigkeiten die auftreten können:

Technik:

Wenn die Technik Schwierigkeiten macht oder gar versagt, brauchen Sie immer einen Plan B. Die Mikros und Lautsprecher sowie die Kameras müssen exakt ausgerichtet sein. Außerdem sollten alle Beteiligten über eine stabile Internetverbindung verfügen. Im Notfall kann man mit den Homeoffice-Teammitgliedern per Chat diskutieren, was allerdings sehr mühsam ist und Zeit kostet. Manchmal hilft ein Browserwechsel oder ein zweites Gerät, wie Handy oder Telefonschaltung.

Sicherheit:

Nicht nur die Technik ist extrem wichtig, auch Ihre Fähigkeiten als Präsentierende*r sind gefragt. Haben Sie dazu Fragen, lesen Sie hier weiter zum Thema Präsentationstipps.
Ihre Teilnehmenden erwarten eine*n souveräne*n Moderator*in. Das bedeutet, dass Sie die Eventualitäten vorab planen sollten und gerüstet sind. Das gibt Ihnen und den Teilnehmenden die Sicherheit, sich voll auf das Thema und die Inhalte konzentrieren und einlassen zu können.

Wir hatten Anfang des Jahres unser Auftakt-Strategie-Meeting mit unseren Trainer*innen meiner zweiten Firma AUSzuBILDUNG®. Dort unterstützen wir Unternehmen dabei, eine passende Ausbildungsstrategie zu entwickeln und die richtigen Azubis zu finden, zu formen und zu integrieren. Meine Assistentin konnte nicht teilnehmen, da sie mit einer Corona-Infizierten zusammen war. ☹

Kurzerhand haben wir sie dazu geschaltet und dank inzwischen großartiger Erfahrung und Kompetenz in Online Tools und hybrider Moderation konnten wir gemeinsam tolle Ergebnisse erzielen. Der anschließende Besuch beim Italiener muss allerdings nachgeholt werden….

Multi-Tasking:

Schwierig ist es auch, die online zugeschaltete Gruppe nicht aus dem Auge zu verlieren. In einem hybriden Meeting sollten Sie besonders aufmerksam sein. Man beobachtet Sie, ob die Aufmerksamkeit gerecht verteilt ist und alle gleichermaßen bedacht werden und sich einbringen können. Die Teilnehmenden aus dem Homeoffice können sich eventuell gar nicht so bemerkbar machen, wie wenn sie im Raum säßen. Deshalb benötigen Sie eine*n Co-Moderator*in, die Ihnen assistiert und die Balance hält.

Besonders wichtig ist die Vorbereitung

Für ein solches Meeting ist die Vorbereitung intensiver und zeitaufwändiger. Bedenken Sie, dass das Meeting nicht länger als maximal eineinhalb Stunden dauern sollte. Sollte es länger angesetzt sein, machen Sie Pausen die mindestens 15 Minuten dauern. Dann stehen auch die Homeoffice Mitarbeiter vom Schreibtisch auf. Das ist wichtig, um die Konzentrationsspanne zu behalten.

Außerdem überlegen Sie gut, welche Tools Sie nutzen und wie Sie Aktivitäten einbauen können, die alle erreichen. Ob Sie mit einem Conceptboard oder Miro-Board arbeiten oder lieber Umfragen einbauen, ist dabei von dem gewünschten Ergebnis abhängig.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Behalten Sie alle Teilnehmer im Blick, auch die Zugeschalteten
• Hybride Veranstaltungen benötigen mehr technisches Equipment, damit alle alles sehen und hören können
• Moderator*innen aufgepasst, es braucht zusätzliche personelle, technisch versierte Hilfe
• Regeln müssen klar vereinbart und eingehalten werden
• Störungsfreie Internetverbindung ist sicherzustellen

Stellen Sie über eine Vorstellungsrunde persönliche Nähe zwischen den Teilnehmer*innen her. Ob diese sich bereits lange Jahre kennen, ist dabei nicht entscheidend. Passen Sie die Fragen an, die Sie am Anfang stellen oder moderieren Sie lustig an, damit jeder einmal etwas gesagt hat.

Ach, und das ist auch wichtig: Die Lust auf Neues 🙂

Der Wille Veränderungen mitzutragen und auch die gängige Fehlerkultur stehen hier mit auf dem Prüfstand. Wenn Sie darüber mehr erfahren wollen, lesen Sie hier weiter, wie Probleme zu Chancen werden.

Manche Themen brauchen ein face-to-face. Kommunizieren Sie Ihre Bedenken, vielleicht gibt es zwingende Gründe die Besprechung nicht online abzuhalten, sondern eher abzuwarten bis der/die Kolleg*in wieder dabei sein kann. Im Notfall sagen sie „NEIN“, wenn das schwer ist, lesen Sie hier wie es leichter geht Nein zu sagen.

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