Perfekte E-Mails schreiben ist doch einfach. Schade, dass dennoch so viele Fettnäpfchen auftauchen können.

Diese wollen Sie lieber umgehen? Also direkt nochmal überprüfen, was Sie geschrieben haben, denn:

E-Mails drücken auch Wertschätzung im Kundenkontakt aus

Wenn Sie diese 10 ultimativen Tipps perfekte E-Mails zu schreiben einhalten, kenne ich tatsächlich keine einfachere Art Ihre Wertschätzung zu zeigen. Umgangsformen werden sowohl in Unternehmen, als auch im privaten Kontakt immer wichtiger. Geben sie uns doch Sicherheit im Umgang miteinander.

Ob Sie an Kunden schreiben oder an Lieferanten, die E-Mail ist ein Aushängeschild für Sie. Also machen Sie sich die Mühe und hinterlassen den bestmöglichen ersten Eindruck. Wenn Sie darüber hinaus noch mehr Infos zum ersten Eindruck wünschen, lesen Sie hier.

Das lösen unachtsame E-Mails aus

Wahrscheinlich kennen und ärgern Sie sich auch über verschiedene Unachtsamkeiten in Mails. Gerade eben bekam ich wieder eine, in der mein Name falsch geschrieben war. Blöder Fehler, vor allem, weil diese Firma mir etwas verkaufen möchte. Da es bisher noch keine Beziehung (Kunde-Lieferant) gibt, die bereits Vertrauen aufgebaut hat, ist der erste Schuss schon mal nach hinten losgegangen. Bei langjährigen guten Beziehungen wird ein Tippfehler eher verziehen. Mir sind gute Umgangsformen wichtig und das korrekte Schreiben meines Namens gehört dazu. Sonst habe ich kein Vertrauen in die Qualität und Sorgfalt des Unternehmens.

Sie sehen, die Kundenbeziehung kann beeinträchtigt werden, positiv und negativ, wenn Ihre Mails korrekt und durchdacht sind. Mehr über Kundenbeziehungen lesen Sie hier.

Mit diesen 10 Tipps schreiben Sie perfekte Mails

1. Ansprechpartner

Kennen Sie den Ansprechpartner, die Ansprechpartnerin, dann nennen Sie diese beim Namen und schreiben ihn korrekt. Im Notfall können Sie aus einer anderen Mailsignatur den Namen abschreiben oder kopieren. Nichts ist peinlicher, als ein falscher Name. Oh, mir fällt doch etwas ein, nämlich, wenn der Vorname nicht eindeutig dem Geschlecht zugeordnet werden kann. Beispielsweise bei fremdländischen Namen müssen Sie Google oder die Kolleg*innen befragen. Im Notfall rufen Sie dort an und fragen nach, damit Sie keinen peinlichen Fehler machen.

Eine Kundin erzählte mir von einem Lieferanten, der sie seit Jahren mit „Herr“ anschreibt. Nachdem sie ihn mehrfach auf seinen Fehler aufmerksam gemacht hat, hat sie aufgegeben. Sollte es hier einmal zu fachlichen und sachlichen Problemen kommen, wird dieser Lieferant vermutlich ausgelistet.

2. Betreff für perfekte E-Mails

Der Betreff sollte kurz und knackig sein. Maximal fünf Worte umfassen und aussagekräftig sein. Der Geschäftsführer eines Familienunternehmens zeigte mir empört den Betreff: „Rückruf Kunde Schweiz“. „Als ob wir nur einen Kunden in der Schweiz hätten“. Er war verärgert, weil er sich überhaupt nicht vernünftig vorbereiten konnte. Es gab auch keinen Mailtext der dies aufgeklärt hätte.

Warum finden wir das unangenehm oder ärgerlich, wenn die Mail nicht vernünftig benannt ist? Weil wir sie nicht mehr wiederfinden und uns nicht vorbereiten können.

3. Die korrekte Anrede

Wenn Sie wissen, wen Sie anschreiben, sollten Sie diese Person auch konkret mit Namen und nicht lapidar mit „Damen und Herren“ ansprechen. Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen der Ansprechpartner ist, indem Sie sich die Mühe machen und ihn oder sie namentlich ansprechen.

4. Smalltalk in der E-Mail

Muss ich wirklich Smalltalk in einer E-Mail halten? Solche und ähnliche Fragen erhalte ich häufig. Wenn Sie eine Beziehung aufbauen oder bestätigen möchten, können Sie sehr wohl ein paar angenehme persönliche Zeilen vorweg schicken. Auch beim Verabschieden schreibe ich häufig „Viele sonnige Grüße nach München“ oder „Herzliche Grüße aus Kempten“. Natürlich nicht beim ersten Schriftkontakt zum Beispiel nach dem ersten netten Telefonat.

5. Keine Emojis bei perfekten E-Mails

Auch hier gibt es keine glasklare Anweisung. Gehen Sie davon aus, dass ein gelegentlicher 😊nicht schadet. Achten Sie auf die Form, die zu Ihrer Aussage passt. Allerdings kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf Ihre Persönlichkeit und Ihre Haltung an. In Geschäftsmails haben Emojis nichts zu suchen, außer in Ausnahmefällen bei guten Bekannten. Das Maß ist entscheidend für Ihre perfekte berufliche E-Mail.

6. Rechtschreibung, Satzzeichen

Sowohl die Rechtschreibung als auch Satzzeichen sind einzuhalten. Hier ist eine Mail eher als Brief zu sehen. Auch ganze Sätze werden bevorzugt, hier wird nicht im Chat-Stil kommuniziert!

7. Anhänge

Denken Sie daran, die angekündigten Anhänge Ihrer perfekten Mail auch mit zu verschicken. Auch die Namen der Anhänge sollten passend zur Mail und dem Inhalt sein. Wenn Sie in einem Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern arbeiten und eine „Krankmeldung“ verschicken, denken Sie daran, Ihren Namen mit zu vermerken, siehe auch Betreff Punkt 2.

8. Verabschiedung, Verbleib

Als Abschlusssatz ein „Vielen Dank für Ihre Mühe“ ist nicht nur höflich, sondern sorgt auch für schnellere Erledigung. Man hat herausgefunden, dass die Vorschusslorbeeren den Empfänger dazu verführen, das Gewünschte in bester Qualität und zeitnah zu erledigen. Warum wohl?! Wertschätzung wirkt auch auf die Ferne!

9. Signatur

Meist ist die Signatur vorgegeben. Denken Sie daran, dass die lange ausführliche Signatur nicht immer hilfreich ist. Beispielsweise antworten Sie, ähnlich einem Chat, auf die Antwort der vorigen Mail. Da kann diese zentimeterlange Signatur mit Sitz des zuständigen Amtsgerichts, der deutschen und englischen Datenschutzerklärung und Ähnlichem dann doch zu viel werden. Löschen Sie Überflüssiges raus und belassen nur Ihre Kontaktdaten unter Ihrem Namen, damit man schnell nach dem Hörer greifen kann, wenn nötig.

10. Antworten: Der Ultimative Tipp

Beantworten Sie Ihre Mails innerhalb von 24 Stunden. Informieren Sie Ihre*n Ansprechpartner*in, dass Sie die Mail erhalten haben, ob Sie noch Fragen haben und bis wann Sie es erledigen möchten.

Übrigens: können Sie nach der 3. Mail Antwortmail die förmliche Anrede weglassen. Oder noch besser: rufen Sie an. Tipps zum Telefonverhalten finden Sie hier.

Wenn Sie noch mehr zum Verhalten im Mailkontakt oder allgemein zum Miteinander im Büro wissen wollen, vereinbaren Sie einen Termin.

 P.S. wer bis hierhin durchgehalten hat, hier noch der 11. Tipp:

Bei einer Rundmail, zum Beispiel an alle Kund*innen, schreiben Sie bitte alle Ansprechpartner in BCC an und senden die Mail an sich selbst. So vermeiden Sie, dass alle Empfänger die Mailadressen der gesamten Runde bekommen.

SO.Beratung steht für Soziale Kompetenzen: Kommunikation, Konfliktmanagement, Persönlichkeitsentwicklung, Teamtraining, Umgangsformen, Telefontraining, Kundenorientierung, Präsentationstraining, Auftreten und Erscheinungsbild